Mekanisme Penerimaan Audiensi di Lingkungan Sekretariat DPRD DIY

Mekanisme Penerimaan Audiensi di Lingkungan Sekretariat DPRD DIY

1. Peserta Audiensi mengajukan surat resmi Permohonan Audiensi secara tertulis yang memuat:
a. Asal surat Lembaga/ Kelompok pemohon Audiensi;
b. Ditujukan kepada Ketua DPRD DIY dengan alamat : Jl. Malioboro, No. 54, Gedong Tengen, Yogyakarta
c. Tujuan audiensi secara jelas;
d. Jumlah peserta yang mengikuti Audiensi;
e. Nomor kontak personal yang dapat dihubungi.

2. Surat permohonan Audiensi akan diproses sesuai mekanisme internal yang berlaku.
a. Surat diproses melalui bagian terkait hingga diteruskan ke Ketua DPRD DIY
b. Pimpinan DPRD DIY menerima atau mendisposisikan surat permohonan kepada pihak yang bersangkutan, baik Alat Kelengkapan Dewan (AKD), Bagian Sekretariat atau mengundang Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) terkait.

3. Bagian Humas & Protokol melakukan koordinasi dengan stakeholder.
a. Komunikasi dengan Alat Kelengkapan Dewan (AKD) dan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) terkait undangan dan waktu pelaksanaan Audiensi.
b. Bagian Humas & Protokol Sekretariat DPRD DIY melakukan komunikasi dengan peserta Audiensi terkait jadwal pelaksanaan, ketentuan, hingga tindak lanjut pasca kegiatan.

4. Pelaksaan Audiensi dihadiri oleh Ketua/ AKD/ SKPD atau pihak terkait lainnya sesuai jadwal yang disepakati dan melakukan pembahasan sesuai tujuan Audiensi dari peserta.

5. Peserta Audiensi dimohon mengisi kuisioner Survey Kepuasan Masyarakat sebagai bentuk monitoring & evaluasi pelayanan publik.

6. Humas & Protokol Sekretariat DPRD DIY membuat notulensi aspirasi untuk catatan tindak lanjut yang disepakati. Tindak lanjut Audiensi dapat berupa surat ke instansi terkait atau rapat kerja Alat Kelengkapan Dewan (AKD).

7. Rekapitulasi data dilakukan rutin sebagai bahan pelaporan proses berjalanya Audiensi baik untuk internal atau pada masyarakat.

8. Untuk dokumentasi dan publikasi dapat diakses melalui: 

(1) website : http://www.aspirasi.dprd-diy.go.id;

(2) Instagram : @dprd_diy;

(3) Facebook : DPRD Daerah Istimewa Yogyakarta;

(4) Twitter : @dprd_diy;

(5) Linkedin : DPRD Daerah Istimewa Yogyakarta.

(admin)