Jogja, dprd-diy.go.id – Dewan Perwakilan Rakyat Aceh (DPRA) mengadakan kunjungan kerja ke DPRD DIY pada Rabu (19/6/2019). Kunjungan diadakan untuk mencari tahu kearsipan di DIY dalam rangka pembahasan Rancangan Qanun Aceh. Pada pertemuan ini turut dihadiri oleh Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah DIY.
Dibuka oleh Rujito, Kepala Bagian Umum Sekretariat DPRD DIY, Ana dari DPAD DIY menjelaskan tata cara penyususnan Perda Penyelenggaraan Kearsipan. “Usulan harus dibahas di Bapemperda, selanjutnya nanti terbentuk Pansus yang dimaksud. Nantinya juga akan mengundang pakar untuk membahas bersama, kemudian beberapa kali akan menjadwalkan pertemuan untuk bahas NA dan draft raperda. Kami menyusun Perda Penyelenggaraan Kearsipan ini memakan waktu selama 6 bulan, mulai 2017 terlaksana sampai 2018 disahkan,” jelas Ana.
Menanggapi Pertanyaan dari Dinas Kearsipan Aceh, Edi dari DPAD DIY menjelaskan struktur organisasi DPAD DIY. Struktur tertinggi tetap dipegang oleh Kepala Dinas, di bawahnya ada Eselon 3 yaitu Sekretaris dan Kepala Bidang, serta Eselon 4 yaitu Kepala Seksi. Ditambahkan oleh Ana bahwa DPAD DIY turut mendampingi kearsipan di Keraton dan Pakualaman.
Terkait penyelamatan arsip, DPAD DIY telah berupaya menyelamatkan arsip seperti halnya arsip yang berada di nasional. Pada tanggal 20 Juni 2019 ini, akan ada akuisisi penyelamatan arsip ke Istana Negara. Edi mengatakan bahwa penyelamatan dapat dilakukan dengan versi digitalnya.
Terkait pemusnahan arsip, Ana menegaskan bahwa pemusnahan hanya diterapkan untuk arsip yang sudah tidak ada nilai gunanya lagi. “Setelah penilaiaan ada, itu ada yang dimusnahkan, ada yang disimpan. Kalo yang dimusnahkan itu adalah arsip yang sudah tidak berlaku dan disepakati bersama. Kalo arsip vital itu justru tidak boleh hilang dan disimpan dengan hati-hati.”
DPAD DIY mengakui bahwa dengan keterbatasan ASN, maka beberapa pekerjaan harus menggunakan tenaga harian lepas. “Kita bisa pakai tenaga harian lepas (outsourching). Kita punya beberapa aturan semisal harus lususan D3 Kearsipan atau memiliki pengalaman kerja.”
Kepada Dinas Kearsipan Aceh, Ana memberi saran untuk diadakan penilaian kinerja. Terdapat lima kegiatan sebagai tolak ukur yaitu pengelolaan barang, pengelolaan keuangan, pengelolaan pegawai, pengawasan aset, dan perencanaan dengan arsip. (fda)
Leave a Reply